Politique de Confidentialité (Communication Externe)
0. Contexte
Alimentation FC est une entreprise familiale servant les familles du Québec selon leurs besoins et leurs budgets. Nos bouchers cumulant 35 ans d’expérience de père en fils, vous offrent des produits d’une qualité exceptionnelle que ce soit dans le bœuf, le poulet, le porc, poisson, fruit de mer ou les mets préparés. Nos viandes vieillies, dégraissées, marinées, farcies ou nature sauront satisfaire les plus grands amateurs d’entre vous. Nous sommes fières de vous servir depuis 5 ans, en tant que première compagnie similaire à Québec.
La protection des renseignements personnels et la gestion des incidents de confidentialité sont des enjeux de société que nous considérons sérieusement. C’est pourquoi Alimentation FC se conforme avec diligence aux exigences de la loi 25 et adhère donc aux définitions en lien avec celle-ci. Le terme « incident de confidentialité » se définit comme tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
De plus, le terme « renseignement personnel » se définit donc comme tout renseignement, pris seul ou en combinaison avec d’autres renseignements disponibles, concernant un individu et qui permet de l’identifier, tel que des renseignements sur sa situation financière, son mode de vie ou sa santé. Toutefois, le nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soi son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnelle ne sont pas des renseignements personnels.
Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.
- Notre responsabilité.
Alimentation FC est responsable de tous les renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou dont elle a la gestion, notamment les renseignements personnels que nous recevons directement – par exemple, de nos clients et de notre personnel.
Alimentation FC adhère aux bonnes pratiques en matière de cyber sécurité en conduisant, en concert avec notre partenaire TI, une stratégie de gestion du risque cyber visant à appliquer une série de mesures d’atténuation du risque pour nos renseignements personnels.
Nous avons également assigné un responsable de la protection des renseignements personnels et avons délégué certaines responsabilités en cyber sécurité à notre partenaire TI via une offre de services liée à la Loi 25. L’exécution de cette offre de services assure une protection de la vie privée et des renseignements personnels pour le compte d’Alimentation FC. Nous avons également publié sur notre site internet et informé notre personnel de l’existence de notre Politique de confidentialité et de nos Politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels, ainsi que du rôle que chacun doit jouer pour assurer la protection des renseignements personnels de nos clients et des membres de notre équipe.
Si vous avez des questions en ce qui concerne nos pratiques en cette matière, n’hésitez pas à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse [email protected] ou au 418-476-8011 poste 1604.
2. Les fins de la collecte des renseignements personnels
Renseignements personnels concernant les employés et candidats potentiel à l’emploi
Alimentation FC recueille, utilise et communique des renseignements personnels concernant les membres de son équipe afin de se conformer aux lois, aux règlements et aux normes professionnelles; de leur procurer des avantages; d’administrer des outils de gestion du rendement; d’administrer, de gérer, de surveiller et de faire respecter les programmes et les politiques d’Alimentation FC et ses relations avec ses employés; et, de façon générale, d’établir et de gérer les liens d’emploi ou d’association ou d’y mettre fin.
Alimentation FC est également susceptible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels concernant les personnes qui sollicitent un emploi chez nous. Dans le cas où nous ne serions pas en période d’embauche ou que votre demande d’emploi ne serait pas considérée pour toute autre raison, les renseignements que vous nous achemineriez seraient immédiatement détruits sans même être consultés.
Bien qu’inhabituel, il se peut que des renseignements personnels soient recueillis sans que les personnes concernées en soient avisées, toujours dans la mesure permise par la loi.
Renseignements personnels concernant les clients
Alimentation FC recueille, utilise et communique majoritairement des renseignements personnels concernant ses clients dans le cadre de sa prestation de services envers ceux-ci. Ces renseignements sont recueillis, utilisés et communiqués en conformité avec les lois et règlements en vigueur au Québec, dont la loi 25. Alimentation FC est également susceptible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels concernant des clients actuels ou éventuels à des fins de développement commercial ou d’amélioration de nos services et procédures.
Il se peut que des renseignements personnels soient recueillis sans que les personnes concernées en soient avisées ou sans qu’elles donnent leur consentement explicite, dans la mesure permise par la loi.
3. Le consentement
Alimentation FC s’assure d’obtenir le consentement des personnes concernées avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels, sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi.
4. Limites de la collecte
Alimentation FC recueille par des moyens légitimes et légaux seulement renseignements personnels qu’il peut raisonnablement juger nécessaires pour pouvoir rencontrer ses obligations légales, offrir ses services et pour exercer ses activités.
5. Limite de l’utilisation et la communication
Alimentation FC utilise et communique vos renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles il a obtenu votre consentement, ou conformément à ce que permet ou exige la loi. Si Alimentation FC requiert le besoin d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels concernant une personne en vue d’une fin qui n’aurait pas été́ signalée précédemment, Alimentation FC demandera au préalable le consentement de la personne concernée, à moins que la loi exige ou permette d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels sans obtenir le consentement de la personne.
Nous ne conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi. Tous les dossiers des ressources humaines et les autres dossiers qui contiennent des renseignements personnels concernant les employés d’Alimentation FC sont détruits lorsque ces renseignements ne peuvent plus être raisonnablement considérés comme nécessaires à des fins légales, réglementaires ou administratives.
6. Exactitude
Dans le but de s’assurer que les renseignements personnels recueillis soient pertinents aux fins auxquelles ceux-ci sont utilisés, Alimentation FC effectue des efforts raisonnables pour maintenir l’intégrité des renseignements personnels de particuliers et d’en faire une mise à jour régulière.
Les personnes concernées par les renseignements personnels recueillis doivent communiquer par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels pour faire une demande de rectification.
7. Mesures de sécurité
Alimentation FC s’engage à protéger les renseignements personnels en appliquant son programme de cyber sécurité basé sur le cadre référentiel NIST. Alimentation FC adhère aux bonnes pratiques en matière de cyber sécurité en conduisant un programme holistique et rigoureux se basant sur le cadre référentiel NIST. Une appréciation des risques cyber sur nos actifs TI a été complétée et est révisée régulièrement, et une stratégie de gestion du risque cyber a été développée visant à définir et appliquer une série de mesures d’atténuation de risque pour protéger nos actifs TI incluant nos renseignements personnels.
8. Transparence
Alimentation FC pourra mettre à la disposition des personnes intéressées sur demande de l’information sur sa Politique de confidentialité et sur ses Politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels. Alimentation FC s’engage également à répondre à toute demande d’information soumise par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels touchant les questions en lien avec ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels.
9. Accès
Les personnes concernées ont le droit d’examiner les renseignements personnels qui sont en notre possession et d’en obtenir une copie. À cette fin, ils doivent communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels.
Le droit d’accéder aux renseignements personnels est assujetti à certaines restrictions légales, et nous prendrons les mesures raisonnables pour vérifier la pertinence de la demande et l’identité d’un individu avant de lui donner cet accès.
Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours. Si une personne a quelque inquiétude en matière d’accès, nous l’encourageons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse [email protected] ou au 418-476-8011 poste 1604.
10. Plaintes
Nous savons qu’il est important d’assurer la protection de la vie privée et des renseignements personnels des personnes concernées. Si vous avez des questions ou des préoccupations quant au respect de votre vie privée et de vos renseignements personnels, et quant au rôle que nous jouons à cette fin, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse [email protected] ou au 418-476-8011 poste 1604.
Alimentation FC a mis en place une procédure relative à la réception et au traitement des plaintes concernant la présente politique et ses pratiques de traitement des renseignements personnels. Un particulier sur qui Alimentation FC possède des renseignements personnels peut se plaindre du non-respect de la présente politique. Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessus. Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours.
Si un particulier n’est pas satisfait de la réponse d’Alimentation FC à une plainte ou des politiques et pratiques de Alimentation FC en matière de traitement des renseignements personnels, il peut déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec sur le site Web du Commissaire au www.cai.gouv.qc.ca.
11. Mise à jour de la politique
La présente politique doit être revue tous les trois ans. Elle devra également être mise à jour lors de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.