Contexte
La protection des renseignements personnels est une priorité pour notre organisation. Cette politique de confidentialité a été rédigée afin de vous informer de la manière dont nous recueillons, utilisons et protégeons vos renseignements personnels. Elle reflète notre engagement envers la transparence et la conformité aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. La Loi 25 désigne la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels et ses règlements.
Vous trouverez dans cette politique des informations sur les types de données collectées, les raisons de leur utilisation, les personnes ou entités qui y ont accès, ainsi que les mesures de sécurité que nous avons mises en place pour assurer leur protection. Enfin, nous précisons vos droits en tant que personne concernée, et la façon dont vous pouvez les exercer ainsi que les coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels (ci-après « RPRP »).
Collecte des renseignements personnels
Auprès de qui?
Nous recueillons des renseignements auprès de plusieurs types de personnes, notamment :
· Vous, utilisateurs de notre site Web;
· Nos clients;
· Nos employés;
· Les candidats à l’emploi.
Comment?
Nous recueillons des renseignements personnels des manières suivantes :
· Au moyen de formulaires papier ou en ligne, incluant les demandes de soumission ou de demande d’emploi;
· Au moyen d’entretiens téléphoniques;
· En utilisant certains témoins (cookies) sur notre site Web pour améliorer l’expérience utilisateur;
· Par courriel, notamment ceux adressés à notre service à la clientèle ou à notre département des ressources humaines;
· Par l’entremise d’une plateforme sécurisée de partage de fichiers;
· Verbalement auprès de vous.
Nous collaborons également avec des tiers pour la collecte et la conservation de vos renseignements personnels :
· Un fournisseur de services technologiques pour la gestion de notre plateforme;
· Une agence externe chargée du recrutement.
Les renseignements que nous recueillons et pourquoi nous en avons besoin
Différents membres de notre équipe peuvent recueillir diverses catégories de renseignements personnels selon leur rôle et les besoins spécifiques. Voici un aperçu des types de données collectées, avec quelques exemples concrets et les personnes concernées :
Tableau 2 – Renseignements personnels collectés
TYPES DE RENSEIGNEMENTS – EXEMPLES – SOURCE
Renseignements d’emploi Expériences professionnelles antérieures, références professionnelles, évaluation des performances passées, etc. Employés, candidats à l’emploi
Renseignements d’identité Nom, prénom, adresse, date de naissance, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d’assurance sociale, etc. Clients, employés, candidats à l’emploi
Renseignements financiers Salaire, rapports de dépenses, renseignements de nature fiscale, dossier de crédit, etc. Clients, employés
Renseignements médicaux Rapport d’expertise médicale, résultats d’examen, allergies alimentaires, etc. Employés, Clients
Renseignements scolaires Curriculum vitae, diplômes, cartes de qualification, certifications, etc. Employés, candidats à l’emploi
Renseignements technologiques Cookies, adresse IP, pages Web consultées, etc. Utilisateurs du site Web
Les renseignements personnels sont collectés aux fins suivantes :
Effectuer une activité commerciale :
· Amélioration du produit/service offert;
· Communications promotionnelles;
· Création ou modification d’un contrat;
· Présentation d’une offre de service;
· Traitement d’une commande;
· Transaction financière;
· Tout autre échange avec le client.
Exigences légales et réglementaires :
· Application d’une loi;
· Exigence d’un ordre professionnel;
· Exigence d’une certification.
Gestion interne des ressources humaines :
· Adhésion aux assurances collectives;
· Évaluation des performances;
· Gestion de la paie;
· Processus de recrutement;
· Tout autre besoin de gestion des RH.
Les personnes qui ont accès à vos renseignements personnels
Au sein de notre organisation, les catégories de personnes suivantes peuvent accéder à vos renseignements personnels :
· La direction du département approprié;
· Le service à la clientèle pour traiter vos demandes;
· Le service de facturation pour gérer les paiements et les remboursements;
· Les ressources humaines et la compatibilité pour la gestion du dossier de l’employé et/ou le processus d’embauche;
· D’autres membres de notre personnel lorsque notre prestation de service l’exige.
Nous transmettons également certains renseignements à des tiers :
· Informations nécessaires à nos fournisseurs de services et aux entités gouvernementales pour compléter les commandes, traiter les demandes d’adhésion aux programmes d’assurances, se conformer aux obligations légales et réglementaires, etc.;
· Certains renseignements peuvent être transférés à l’extérieur du Québec si requis pour le traitement des services. Le cas échéant, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée serait complétée.
Mesures de sécurité
Alimentation FC met en place des bonnes pratiques en matière de cybersécurité, principalement par l’entremise de son fournisseur en services TI, qui veille à la gestion des accès, à la mise en place de l’authentification multifactorielle et à la mise en œuvre de mesures technologiques visant à protéger les actifs TI incluant les renseignements personnels.
Nous avons également assigné un RPRP et délégué certaines responsabilités liées à la protection des renseignements personnels à notre partenaire TI, dans le cadre de son offre de services gérés. Ces efforts contribuent à la protection de la vie privée et des renseignements personnels pour le compte d’Alimentation FC. Nous avons également publié notre Politique de confidentialité sur notre site Internet et informé notre personnel de l’existence de cette politique ainsi que de notre Politique de gestion des renseignements personnels, laquelle est disponible sur demande. Nous rappelons également à chacun le rôle qu’il doit jouer pour assurer la protection des renseignements personnels de nos clients et des membres de notre équipe.
Limites de la conservation
Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées sauf dans les cas autorisés ou requis par la Loi 25. Tous les dossiers qui contiennent des renseignements personnels sont détruits lorsque ces renseignements ne peuvent plus être raisonnablement considérés comme nécessaires à des fins légales, réglementaires ou administratives. Cependant, la destruction de certains renseignements personnels peut être sujette à des obligations légales et des restrictions technologiques.
Les droits des personnes concernées
Transparence
Alimentation FC s’engage à offrir une transparence totale. Sur demande, nous mettons à disposition notre Politique de confidentialité ainsi que nos pratiques de gouvernance liées aux renseignements personnels. Toute question ou demande peut être adressée par écrit à notre RPRP.
Accès
Les personnes concernées ont également le droit de consulter les renseignements personnels la concernant détenus par Alimentation FC et d’en obtenir une copie le cas échéant. Pour ce faire, elles doivent contacter notre RPRP.
Le droit d’accéder aux renseignements personnels est assujetti à certaines restrictions légales, et nous prendrons les mesures raisonnables pour vérifier la pertinence de la demande et l’identité d’une personne avant de lui donner cet accès.
Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans un délai de 30 jours. En cas de questions ou de préoccupations, contactez notre RPRP à l’aide des coordonnées affichées à la section « Contactez-nous ».
Le consentement
Chez Alimentation FC, nous collectons, utilisons et partageons vos renseignements personnels uniquement avec votre consentement ou dans les limites permises ou exigées par la loi. Si nous devons les utiliser ou les communiquer à une nouvelle fin non prévue initialement, nous demanderons votre consentement au préalable, sauf si la Loi 25 nous y autorise ou l’exige.
Les utilisateurs peuvent refuser de fournir certains renseignements personnels. Toutefois, ce refus pourrait limiter l’accès à certaines fonctionnalités du site ou restreindre la prestation de certains services.
Exactitude
Alimentation FC s’engage à ce que les renseignements personnels collectés soient pertinents et à jour au moment de compléter les fins prévues. Nous fournissons des efforts raisonnables pour maintenir leur exactitude et effectuer des mises à jour régulières.
Si vous souhaitez demander une rectification de vos renseignements personnels, vous pouvez contacter notre RPRP par écrit à l’aide des coordonnées affichées à la section « Contactez-nous ».
Plaintes
Nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes à ce sujet, veuillez communiquer avec notre RPRP.
Nous avons mis en place une procédure pour recevoir et traiter les plaintes liées à cette politique ou à nos pratiques de gestion des renseignements personnels. Si vous estimez qu’il y a eu un non-respect de cette politique, vous pouvez transmettre votre plainte au RPRP.
Dans la majorité des cas, une réponse vous sera fournie dans un délai de 30 jours. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse ou de nos pratiques, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec via leur adresse courriel : [email protected]
Contactez-nous
Notre RPRP est là pour veiller à ce que vos données soient traitées dans le respect de la Loi 25 et de cette politique. Si vous avez des questions, des commentaires ou des demandes, n’hésitez pas à entrer en contact avec celui-ci. Vous pouvez la rejoindre aux coordonnées ci-dessous :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Jérôme St-Louis [email protected]
418-476-8011 poste 1604
Mise à jour de la politique
La présente politique doit être revue lors de tout changement substantiel apporté à la législation, aux exigences réglementaires ou à l’entreprise.
Date d’entrée en vigueur : 2025-12-02